Van brainstorm naar actieplan: AI en Odoo als event engine voor DAF's International Dealer Meeting
DAF Trucks wilde dat hun internationale dealermeeting meer opleverde dan een volle agenda en een fotomoment bij de lunch. De ambitie was concreet: elke dealer verlaat de zaal met een meetbaar actieplan, afgestemd op de thema's die de dag zelf zijn opgehaald, en opvolgbaar door het team van DAF daarna.
Dat vraagt om infrastructuur die de dag draagt. Niet achteraf samenvatten wat er is gezegd, maar live zichtbaar maken wat er leeft, dealers begeleiden bij het formuleren van sterke doelen, en die doelen na het event vasthouden.
In drie weken bouwden we daarvoor een AI-gestuurd feedbackplatform op Odoo. Niet als experiment, maar als de ruggengraat van een tweedaags event met 200 dealers uit 11 landen.
Eerst het doel, dan de tool
De eerste neiging bij dit soort projecten is beginnen bij de tool. Welk platform? Hoe ziet het scherm eruit? Wat doet de app? Maar dat zijn de verkeerde vragen om mee te starten.
Wij beginnen bij het doel. Voor DAF was dat helder: geen datastapel na afloop, maar echte betrokkenheid van dealers en opvolging die beklijft. Niet alleen luisteren naar wat dealers denken, maar dat omzetten in concrete, gezamenlijke actie.
Niet alleen data verzamelen, maar echte inzichten, oprechte betrokkenheid van dealers en blijvende opvolging.
Faciliteer workshops voor 160+ dealers uit 11 landen en maak van een betekenisvolle dag aantoonbare, gedragen actieplannen.
Een AI-gestuurd feedbackplatform op Odoo dat ideeën real-time verzamelt en analyseert, en elke dealer begeleidt naar SMART-doelen.
Dat betekende dat we begonnen met de dag zelf. Hoe zijn de workshops opgebouwd? Hoe verloopt de overgang van brainstorm naar actieplanning? Wat ziet een dealer op zijn telefoon, tablet of laptop op het moment dat hij zijn ideeën ingeeft? Wat verschijnt er op het grote scherm tijdens de workshops, zodat dealers direct van elkaars input leren? En hoe zorgen de foyerschermen in de pauze voor kruisbestuiving tussen alle elf landen?
Pas als die vragen beantwoord zijn, kun je de Odoo-applicatie en de AI-laag bouwen die de dag echt draagt. Zichtbaar bijdraagt. En op het moment dat het telt precies doet wat het moet doen.
Drie workshops, elf landen, één Odoo-platform
Het event liep over twee dagen in Eindhoven. Op dag twee doorliepen dealers drie workshops na elkaar. Per land zaten de dealers samen in een eigen breakout ruimte met een TV-scherm, zodat elke groep zijn eigen sessie had maar alle landen tegelijkertijd actief waren.
De Odoo maatwerk applicatie bestaat uit drie lagen die samen één vloeiende ervaring vormen.
Elke dealer logt in via een magic link: geen account, geen download. Via eigen telefoon, tablet of laptop typen ze ideeën in, volgen ze de voortgang van hun groep en schrijven ze hun actieplan.
Elf breakout schermen en zes foyerschermen tonen real-time wat er in de zaal leeft. Wie terugkomt van de koffie, ziet direct wat er in de andere landen speelt.
Via het Odoo-dashboard beheert de event facilitator de sessies, schakelt tussen workshops en heeft directe toegang tot helpdesk-functionaliteit. Geen technische kennis vereist op een drukke eventdag.
AI die live meeluistert en meedenkt
De AI-laag is het hart van het platform. Niet als chatbot, maar als een reeks gespecialiseerde modellen die gedurende de dag elk hun eigen rol vervullen. Want niet elke taak vraagt om dezelfde AI.
Voor snelle, repetitieve taken zoals ideeën clusteren per regio. Snel, efficiënt en schaalbaar. Precies wat je nodig hebt als er honderden inputs binnenkomen en de output direct zichtbaar moet zijn op het scherm.
Op de foyerschermen vergelijkt Sonnet de thema-clusters van alle elf landen. Het resultaat zijn geen bulletpoints, maar scherpe inzichten die landen tegen elkaar afzetten: waar is consensus? Waar wijkt één land opvallend af?
Thema's, clusters en inzichten worden automatisch vertaald naar de taal van elke dealer: Duits, Frans, Pools, Italiaans, Tsjechisch, Spaans en Engels.
Aan het einde van de tweede workshop ontvangt elke dealer een persoonlijke AI-samenvatting in zijn eigen taal: wat jouw ideeën zeggen over jouw prioriteiten, hoe dat zich verhoudt tot je groep en de link naar een globaal thema.
Elke toepassing heeft zijn eigen model, zijn eigen moment en zijn eigen doel. Dat is geen toeval, het is een ontwerpkeuze.
Het moment waarop ideeën tot leven kwamen
Het meest opvallende moment van de dag was niet technisch. Het was het moment waarop dealers in hun breakout ruimte zagen hoe hun losse ideeën, ingetypt op een telefoon, zich op het scherm samenvoegden tot gedeelde thema's. En niet alleen hun eigen ideeën: ook wat de andere dealers in de groep hadden ingeleverd.
Die zichtbaarheid veranderde de dynamiek. Dealers begonnen met elkaar te praten over wat er op het scherm stond. De AI gaf de discussie richting, zonder hem te sturen.
AI als SMART-coach: getraind op DAF
Na de workshops volgde de actieplanning. Dealers schreven hun SMART-doelen in het platform en de AI SMART-assistant begeleidde hen daarbij actief op drie manieren.
Zodra een dealer een doel opslaat, controleert Claude Haiku automatisch of het Specific, Measurable, Achievable, Relevant en Time-bound is. Directe feedback, geen knop, geen wachttijd.
Via de Check SMART-knop beoordeelt de AI SMART-assistant het doel en geeft drie concrete alternatieve doelformuleringen die alle vijf criteria bevatten. Niet generiek, maar afgestemd op wat de dealer eerder heeft ingetypt.
Bij het indienen van het actieplan worden alle doelen in één keer gecontroleerd. Alleen doelen die nog niet zijn gecheckt gaan naar de Claude API.
Het model werd specifiek ingericht op DAF-context: wat telt als haalbaar voor een truck dealership, welke tijdshorizonten realistisch zijn, welke termen relevant zijn voor DAF sales en service. Dat maakte het verschil tussen generieke AI-output en feedback die dealers herkenden als bruikbaar.
"We zijn erg tevreden over onze samenwerking met MYNA. Samen hebben we een robuust softwareplatform ontwikkeld dat specifiek is afgestemd op de behoeften van ons Europese dealernetwerk. Het platform stelt dealers in staat om strategisch te werken via SMART-doelen en tijdgebonden doelstellingen, waarna concrete actiepunten zijn gedefinieerd."
Eric Koolen, Marketing Worldwide, DAF Trucks N.V.
Na het event: opvolging geborgd
Een actieplan dat verdwijnt in een postvak is geen actieplan. De managing directors van alle elf regio's ontvangen na het event een overzicht van de ingediende doelen van hun dealers. Wekelijkse voortgangsupdates houden het momentum vast.
Het Odoo voortgangsdashboard toont per land en per dealer hoeveel doelen zijn ingediend, wat de status is en welke MD-actie nodig is. Geen losse exports, geen handmatige rapportage. De opvolging is onderdeel van hetzelfde platform als de dag zelf.
Drie inzichten die dit project scherp maakten
De juiste AI op het juiste moment
De AI-integratie is actief op vier specifieke momenten: real-time clustering tijdens de workshop, cross-country analyse op de foyerschermen, persoonlijke samenvatting als voorbereiding op het actieplan en SMART-coaching bij het schrijven van doelen. Claude Haiku voor snelheid en volume, Claude Sonnet waar diepgang nodig is. Niet zoveel mogelijk AI, maar de juiste LLM op het juiste moment.
Promptontwerp is productontwerp
De kwaliteit van de SMART-check staat of valt met de prompt. We testten meerdere versies voordat de output consistent was op het niveau dat DAF verwacht. De instructies aan het model bepalen wat de dealer ervaart. Een prompt is geen technisch detail; het is de kern van het product.
Het raamwerk is het echte product
Het technische fundament staat nu bij DAF. Elk volgend event bouwt verder op wat er al staat: de datamodellen, de sessielogica, de Claude API-integratie, de dealer omgeving. Herhaling wordt sneller, robuuster en zorgelozer. Niet opnieuw beginnen, maar vertrouwd verder.
Odoo als AI-platform: meer dan je denkt
De standaardvraag die we krijgen: "Kan Odoo dit wel?" Het antwoord is consistent: de vraag is niet wat Odoo standaard doet. De vraag is wat jij wilt dat het doet.
DAF Trucks gebruikt Odoo hier niet als ERP. Ze gebruiken het als applicatieplatform met directe LLM-integratie via de Claude API, custom datamodellen, live dashboards en een dealer omgeving die werkt op elk device zonder installatie. Ideeën gaan in, AI-clusters komen terug, SMART-scores worden opgeslagen in de Odoo-database, en alles is traceerbaar.
De vraag is niet: wat doet Odoo standaard? De vraag is: wat wil jij dat het doet?
Dat is het model dat schaalbaar is. Het Odoo-fundament staat. Elk volgend event bouwt verder op wat er al staat.
Herken je dit?
Internationale meetings, dealer conferences, partner summits. Momenten waarop je de kennis en energie van een groep wilt omzetten in concrete, opvolgbare acties. Standaard event management tools bieden registratie en feedback. Maar ze verbinden de input van de dag niet met de output die daarna geborgd moet worden.
Precies daar begint het gesprek dat wij graag voeren.
Een platform bouwen is niet het doel.
Een event bouwen dat werkt voor daarna is het doel.
De dealer die met een sterk SMART-doel de zaal verlaat. Het team dat de week daarna ziet welke landen op schema liggen. De managing director die zijn dealers kan aanspreken op concrete afspraken. Dat is wat telt.
Techniek is het middel. De uitkomst is het resultaat. En als het fundament goed staat, ontstaat er ruimte voor precies dat.
